Política de privacidad

VIME TECH LABS S.A.C.S. («VIME») ofrece a empresas y entidades públicas una plataforma para enviar y recibir mensajes por WhatsApp, mediante la Cloud API de WhatsApp Business Platform de Meta, y por correo electrónico. VIME está registrado como proveedor de tecnología (Tech Provider) de Meta. Esta política explica qué datos personales tratamos, para qué, con quién los compartimos, cuánto tiempo los guardamos y cómo puede ejercer sus derechos, conforme a la Ley N.° 29733, Ley de Protección de Datos Personales, y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo N.° 016-2024-JUS.

1. Quién es VIME

El responsable de este sitio y de la plataforma es VIME TECH LABS S.A.C.S., con RUC 20616551427 y domicilio en Jr. Buenaventura Aguirre 101, Int. 618, Urb. La Viñita, Barranco, Lima, Perú. Para cualquier consulta sobre privacidad o protección de datos, escríbanos a [email protected].

2. Alcance y roles

Esta política se aplica a tres grupos de personas:

• Destinatarios: las personas que reciben mensajes o correos de un cliente de VIME, o que le escriben por esos canales. Por ejemplo, los pacientes que reciben avisos de sus citas.
• Clientes y sus usuarios: las empresas y entidades que contratan el servicio («Clientes»), sus representantes y las personas que ellas autorizan a usar el panel de VIME o a conectar su cuenta de WhatsApp Business.
• Visitantes del sitio vime.pe.

Los roles cambian según el caso:

• Datos de los destinatarios. El Cliente es el titular del banco de datos personales y el responsable del tratamiento: decide a quién se escribe, qué se dice y con qué base legal. VIME actúa como encargado del tratamiento: trata esos datos solo para prestar el servicio, según las instrucciones del Cliente y el contrato de encargo. Si el Cliente contrata a VIME a través de un integrador o distribuidor, VIME actúa como subencargado autorizado por el Cliente, con las mismas obligaciones.
• Datos de Clientes, usuarios y visitantes. VIME es el responsable del tratamiento.

Esta política no regula el tratamiento que Meta y WhatsApp realizan por su cuenta, que se rige por sus propias políticas (por ejemplo, la Política de privacidad de WhatsApp), ni el que cada Cliente realiza en sus propios sistemas, como la historia clínica o el sistema de citas de un hospital.

3. Qué datos tratamos

3.1 De los destinatarios (por encargo del Cliente)

• Contacto: número de celular y, si el Cliente usa ese canal, correo electrónico.
• Datos del aviso: los que el Cliente envía para completar sus plantillas aprobadas; por ejemplo, nombre, fecha y hora de la cita, servicio o consultorio y sede.
• Mensajes: el contenido de los mensajes y correos enviados, las respuestas del destinatario (incluidos botones como «Asistiré» o «Reprogramar») y los archivos o imágenes que envíe por WhatsApp.
• Metadatos de entrega: identificador del mensaje, fecha y hora, estado (enviado, entregado, leído o fallido) y códigos de error que informa Meta. En correo: entrega, rebote y queja; aperturas o clics solo si el Cliente activa esa medición.
• Preferencias: solicitudes de baja y, cuando el Cliente la registre, la constancia del consentimiento para comunicaciones informativas o campañas.

3.2 De los Clientes y sus usuarios

• Datos de la cuenta de WhatsApp Business obtenidos mediante el registro integrado de Meta (Embedded Signup): identificadores del portafolio comercial, de la cuenta de WhatsApp Business (WABA) y del número; número de teléfono y nombre visible; estado de verificación; calificación de calidad y límite de mensajería; plantillas (nombre, categoría, idioma, texto y estado de aprobación); y el token de acceso que Meta emite para que VIME opere la cuenta. Ver la sección 7.
• Usuarios del panel: nombre, correo institucional, cargo y rol; contraseña, que guardamos solo en forma cifrada irreversible (hash); datos del segundo factor de autenticación; y registros de acceso y actividad (fecha, hora, dirección IP y acción realizada).
• Datos comerciales: nombre y datos de contacto de los representantes, y datos de facturación.

3.3 De los visitantes de vime.pe

• Los datos que nos envía al escribirnos: nombre, correo, empresa y mensaje.
• Registros técnicos del servidor (dirección IP, navegador, fecha y hora), que usamos para la seguridad del sitio.

El sitio no usa cookies publicitarias ni de seguimiento.

4. Para qué los usamos

Datos de los destinatarios. Los usamos solo para:

1. enviar los mensajes y correos que el Cliente ordena: recordatorios y confirmaciones de citas, avisos operativos y, solo con consentimiento previo, comunicaciones informativas o campañas;
2. recibir las respuestas del destinatario y entregarlas al Cliente para que las atienda (por ejemplo, confirmar, cancelar o reprogramar una cita);
3. registrar el estado de entrega y medir el servicio para el Cliente;
4. registrar y respetar las bajas;
5. mantener la seguridad del servicio, prevenir abusos, dar soporte al Cliente y cumplir las políticas de WhatsApp y la ley.

VIME no usa los datos de los destinatarios para fines propios: no los vende ni alquila, no los usa para publicidad ni para elaborar perfiles, no los combina con otras bases de datos y no los usa para entrenar modelos de inteligencia artificial.

Datos de Clientes y usuarios. Para prestar y facturar el servicio; dar de alta y administrar la cuenta de WhatsApp Business y sus plantillas; controlar los accesos y la seguridad; dar soporte; y enviar comunicaciones sobre el servicio, como cambios, incidentes o mantenimientos.

Datos de visitantes. Para responder sus consultas y proteger el sitio.

5. Base legal

Datos de los destinatarios. Corresponde al Cliente, como responsable, contar con una base legal válida antes de ordenar cada envío. Según la Ley N.° 29733, esa base puede ser el consentimiento libre, previo, expreso, informado e inequívoco de la persona, que debe constar por escrito cuando se trata de datos sensibles, o alguna de las excepciones del artículo 14 de la Ley; por ejemplo, cuando los datos se tratan para el ejercicio de las funciones de una entidad pública en el ámbito de sus competencias. Las comunicaciones informativas o campañas solo se envían a quienes dieron su consentimiento. Además, la Política de WhatsApp Business exige que el destinatario haya aceptado recibir mensajes de esa organización por WhatsApp. VIME trata estos datos en virtud del contrato de encargo celebrado con el Cliente.

Datos de Clientes y usuarios. La ejecución de la relación contractual con el Cliente, el cumplimiento de obligaciones legales (por ejemplo, tributarias) y, cuando corresponda, el consentimiento.

Datos de visitantes. Su consentimiento, al escribirnos.

6. Datos de salud

La Ley N.° 29733 considera datos sensibles la información relacionada con la salud. El solo hecho de que una persona tenga una cita en un servicio de un establecimiento de salud puede revelar información de ese tipo. Por eso, VIME trata como datos sensibles todos los datos de destinatarios que recibe de Clientes del sector salud, y les aplica medidas reforzadas:

• Dato mínimo: los mensajes llevan solo lo necesario para el aviso (por ejemplo, nombre, fecha, hora y servicio). VIME no solicita diagnósticos, resultados de exámenes ni historias clínicas para prestar el servicio, y pide a sus Clientes no incluirlos en los mensajes.
• Acceso restringido al personal de VIME que lo necesita para operar el servicio, con obligación de confidencialidad.
• Las medidas de seguridad de la sección 10.

El Cliente del sector salud mantiene sus propios deberes de reserva sobre la información de salud de sus pacientes, incluidos los que establece la Ley N.° 26842, Ley General de Salud.

7. Datos que recibimos de Meta

Para conectar su cuenta de WhatsApp Business con la app VIME, el Cliente usa el registro integrado de Meta: inicia sesión con su cuenta de Facebook o de Meta y autoriza a VIME a administrar esa cuenta y a enviar mensajes en su nombre (permisos whatsapp_business_management y whatsapp_business_messaging). VIME no recibe su contraseña.

Meta comparte con VIME los datos de la cuenta indicados en la sección 3.2 y un token de acceso. Después, mediante notificaciones automáticas (webhooks), envía a VIME los mensajes entrantes, los estados de entrega y los cambios de la cuenta y de las plantillas. Si el inicio de sesión comparte con VIME el identificador o el nombre de la persona que completa el registro, los usamos solo para dejar constancia de quién hizo la conexión.

Usamos estos datos solo para prestar el servicio al Cliente que los autorizó, conforme a las Condiciones de la Plataforma de Meta y a las políticas de WhatsApp Business. No los vendemos, no los compartimos con terceros fuera de lo descrito en la sección 8 y no los usamos con fines publicitarios.

El Cliente puede retirar el acceso de VIME en cualquier momento desde la configuración de su portafolio comercial de Meta. Los pasos para hacerlo y para pedir la eliminación de los datos están en Eliminación de datos.

8. Con quién compartimos los datos

Solo compartimos datos con quienes los necesitan para prestar el servicio, bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad. Los Clientes autorizan en su contrato a los siguientes proveedores:

También pueden recibir datos:

• Integradores o distribuidores autorizados, cuando el Cliente contrata a VIME a través de ellos: reciben datos comerciales, de facturación y reportes de consumo, pero no el contenido de los mensajes, salvo instrucción del Cliente.
• Autoridades, cuando una ley o una orden judicial o administrativa lo exija.

Si VIME incorpora o reemplaza un proveedor que trate datos de destinatarios, actualizará esta lista y lo comunicará a sus Clientes antes de que empiece a tratarlos, según lo que establezca el contrato.

Transferencias internacionales

Como estos proveedores operan fuera del Perú, el servicio implica un flujo transfronterizo de datos personales hacia Brasil, Estados Unidos y otros países donde ellos operan. VIME lo realiza conforme al artículo 15 de la Ley N.° 29733: con proveedores de países con niveles de protección adecuados o que se obligan por contrato a tratar los datos con garantías equivalentes a las de la ley peruana. Estas transferencias se comunican a la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales cuando corresponde.

9. Cuánto tiempo los conservamos

• Contenido de los mensajes y correos en la plataforma de VIME: 90 días desde su envío o recepción; luego se borra.
• Archivos de citas que el Cliente carga en la plataforma: 30 días.
• Metadatos de entrega y bitácora de actividad, sin el contenido de los mensajes: 2 años, para la facturación, la auditoría y la atención de reclamos del Cliente.
• Lista de bajas: mientras dure el servicio con el Cliente, para no volver a escribir a quien pidió no recibir mensajes. Si la persona pidió además eliminar sus datos, solo queda su número en forma seudonimizada (hash).
• Al terminar el servicio con un Cliente: le devolvemos los datos de sus destinatarios si lo pide y luego los eliminamos, incluidos los metadatos de entrega, dentro de los 30 días calendario siguientes. Solo conservamos los totales de consumo necesarios para la facturación, sin datos personales de los destinatarios.
• Copias de respaldo: están cifradas y se renuevan cada 7 días, así que un dato eliminado desaparece de ellas a más tardar 7 días después.
• Datos de Clientes, usuarios y facturación: mientras dure la relación y, después, el plazo que exijan las normas tributarias, contables u otras normas aplicables.
• Consultas de visitantes: hasta 1 año desde la última comunicación, salvo que den lugar a una relación comercial.

Meta conserva los datos que procesa según sus propios términos.

10. Seguridad

VIME aplica medidas técnicas, organizativas y legales acordes con la Ley N.° 29733 y su Reglamento, entre ellas:

• cifrado de los datos en tránsito (TLS) y en reposo, con llaves administradas en AWS KMS;
• acceso al panel solo con usuarios nominales, doble factor de autenticación y permisos por rol, con revisión de los accesos cada 6 meses;
• tokens y credenciales guardados en un gestor de secretos, nunca en el código, con rotación periódica;
• ambientes separados: las pruebas se hacen con datos ficticios;
• registro de la actividad para auditoría;
• respaldos cifrados y un plan de recuperación ante fallas;
• un documento de seguridad y compromisos de confidencialidad del personal y de los proveedores.

Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, VIME avisará al Cliente sin demora, y a más tardar dentro de las 24 horas de haberlo detectado, con la información disponible, para que este pueda comunicarlo a la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales y, cuando corresponda, a las personas afectadas, en los plazos del Reglamento.

11. Sus derechos y cómo ejercerlos

Como titular de sus datos, la Ley N.° 29733 le reconoce los siguientes derechos:

• Información: saber quién trata sus datos, cómo y para qué.
• Acceso: obtener la información sobre sus datos que figura en un banco de datos.
• Rectificación (actualización e inclusión): corregir datos inexactos, incompletos o desactualizados.
• Cancelación (supresión): pedir que se eliminen sus datos cuando ya no sean necesarios o cuando haya revocado su consentimiento.
• Oposición: oponerse al tratamiento por un motivo legítimo y fundado referido a su situación particular, o a recibir comunicaciones que no desea.
• Revocación del consentimiento, en cualquier momento y sin efecto retroactivo.

También tiene derecho a un tratamiento objetivo, es decir, a no ser objeto de decisiones que le afecten de manera significativa basadas solo en un tratamiento automatizado. VIME no toma ese tipo de decisiones: los envíos automáticos siguen las reglas que define el Cliente.

Cómo presentar una solicitud

• Si recibe mensajes de un Cliente de VIME (por ejemplo, un hospital): ese Cliente es el responsable de sus datos y es quien resuelve su solicitud. Puede presentarla por sus canales de atención o escribir a VIME; en ese caso, haremos llegar su solicitud al Cliente dentro de los 2 días hábiles siguientes y lo apoyaremos para que la atienda.
• Si es Cliente, usuario o visitante: escriba a [email protected].
• Para dejar de recibir mensajes no necesita presentar una solicitud: responda BAJA en el chat de WhatsApp o use el enlace para darse de baja que aparece en el correo. VIME registra la baja de inmediato.

Su solicitud debe incluir: su nombre completo; una copia de su documento de identidad (DNI, carné de extranjería o pasaporte) o, si actúa mediante un representante, el documento que acredite la representación; el derecho que ejerce y lo que pide; el número de celular o el correo relacionado; y un correo o una dirección para responderle. El trámite es gratuito. Respondemos dentro de los plazos que establece el Reglamento de la Ley N.° 29733.

Si su solicitud es denegada, total o parcialmente, o no recibe respuesta dentro del plazo legal, puede iniciar un procedimiento de tutela ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

Para pedir la eliminación de sus datos, siga los pasos de Eliminación de datos.

12. Menores de edad

Los servicios de VIME están dirigidos a organizaciones, no a menores de edad. Cuando un Cliente envía avisos sobre la atención de un menor, debe dirigirlos al número o al correo de su padre, madre, tutor o representante legal, y contar con la base legal que corresponda.

13. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política. Publicaremos cada versión en esta página con su fecha de vigencia y avisaremos a los Clientes de los cambios importantes antes de aplicarlos.

14. Contacto

VIME TECH LABS S.A.C.S.
RUC 20616551427
Jr. Buenaventura Aguirre 101, Int. 618, Urb. La Viñita, Barranco, Lima, Perú
Correo: [email protected]

VIME está tramitando la inscripción de sus bancos de datos de Clientes, usuarios y visitantes en el Registro Nacional de Protección de Datos Personales. Publicaremos aquí su nombre y código de inscripción en cuanto los tengamos.